Le numerose tecnologie esistenti sul mercato e a disposizione delle aziende possono cambiare il processo di selezione?

Il processo che adottiamo nella selezione del personale assomiglia sempre più ai primissimi programmi televisivi degli anni ’50. Questi ultimi infatti non erano nient’altro che programmi radiofonici trasmessi in video. Ci sono voluti decenni perché la televisione sviluppasse un suo linguaggio con un cambio di paradigma. Così funziona l’innovazione. Parte lenta e cambia solo le cose più superficiali, poi improvvisamente s’impenna e porta a cambiamenti profondi che spesso sono perturbativi.

HR e digitalizzazione

La selezione del personale non fa differenza. All’interno del processo di selezione si sono andati via via inserendo strumenti tecnologici sempre
più sofisticati, ma il processo rimane lo stesso. Si è cominciato con la possibilità di avere CV su supporto digitale anziché cartaceo e di gestire
una parte di processo e gli archivi documentali con i software di gestione risorse umane. Poi sono apparsi il web e Internet. Così abbiamo aggiunto la career page del nostro sito, gli scambi via mail e gli annunci anche sui siti web specializzati invece che solo sui giornali. Poi sono arrivati i social e abbiamo cominciato a pubblicare gli annunci sui social. Con gli smartphone sono arrivati i video fatti in casa e abbiamo creato i video CV. È nata una piattaforma per videochiamate e abbiamo avuto i colloqui virtuali. Sta arrivando l’intelligenza artificiale e stiamo avendo i primi bot che selezioneranno per noi i CV e risponderanno con una bella lettera al candidato non selezionato. Tutto questo produce piccole innovazioni superficiali ma lascia sostanzialmente inalterato il processo di selezione, che resta più o meno sempre lo stesso da decenni: bisogno, profilo, annuncio, screening CV, primo colloquio, short list, secondo colloquio, contratto, inserimento. Abbiamo messo dentro tecnologia e applicazioni, ma stiamo trasmettendo un format radiofonico sul mezzo televisivo. Proviamo a fare delle riflessioni per capire se questo
paradigma stia ancora in piedi.

Fare selezione del personale oggi

Le aziende si trovano sempre più raramente nella condizione di poter programmare con largo anticipo il fabbisogno di personale futuro. L’orizzonte di visibilità è nel migliore dei casi qualche mese, il tempo della costruzione del budget dell’anno prossimo. Quindi la selezione è sempre di più un processo impulsivo, che insegue o il bisogno momentaneo, come una fluttuazione in una posizione o una programmazione a breve. Il tempo di ricerca deve essere il più breve possibile, indipendentemente dal tipo di profilo, persino per quelli che sono rari o particolarmente richiesti. Anche il periodo di inserimento in azienda è sempre più limitato. Infine le funzioni HR sono sempre più ridotte in termini di personale e la selezione è uno di quei processi a maggior consumo di tempo. Su questi presupposti il processo di selezione come lo abbiamo concepito finora è probabilmente inadeguato perché è incapace di rispondere ai bisogni dell’azienda, richiedendo spesso troppo tempo e risorse che non abbiamo. Le alternative restano le società specializzate oppure provare a cambiare questo processo. Il punto è che l’HR deve riprendere a guardare avanti per anticipare l’esigenza. Guardare avanti non significa avere il bastoncino da rabdomante o essere il campione dei futuristi, ma concentrarsi sul proprio business. Se guardiamo con attenzione il business sappiamo in anticipo quali sono le competenze e i profili necessari. Quindi la domanda è se li conosciamo perché dobbiamo aspettare che qualcuno ce li chieda? Non possiamo prepararci prima?
Certo, ma per farlo è necessario un certo lavoro integrato e sistemico. Dobbiamo ragionare con logiche di marketing.

Il marketing nella selezione del personale

Il primo punto è il cliente, cioè i nostri candidati. Chi sono? Cosa fanno? Dove sono? Di che parlano? Vanno creati dei cluster pre-profilati per famiglie professionali basate sulle esigenze di business. Non dobbiamo farlo per tutti i collaboratori, ma solo per quelle posizioni dove sono richiesti profili significativi, per le posizioni chiave. Secondo punto: il prodotto, cioè la nostra azienda. Dato che un ingegnere non vuole necessariamente le stesse cose di un contabile, qual è il valore che possiamo offrire specificatamente a ciascun cluster? Si tratta di costruire quella che si chiama l’employee value proposition cioè la nostra proposta di valore per questi profili, un pacchetto concreto che includa benefici tangibili e intangibili. Il terzo punto è il posizionamento: come datore di lavoro come vogliamo essere percepiti e per che cosa vogliamo essere riconosciuti dai nostri cluster? Quindi qual è l’immagine che vogliamo dare? Quarto punto: la promozione. Come li contattiamo? Come ci facciamo conoscere? Come li attiriamo e li incuriosiamo? Come facciamo a proporgli il nostro pacchetto? La risposta a queste domande richiede un lavoro preparativo di riflessione e poi ha delle conseguenze pratiche mediante l’uso combinato delle tecnologie digitali.

Social recruiting

Le piattaforme social come ad esempio Linkedin, dispongono di sistemi di ricerca filtrati che permettono di creare dei gruppi di potenziali candidati che posso tenere in “osservazione”. Non stanno probabilmente cercando lavoro, sono i cosiddetti “passivi”, ma appartengono al cluster che ci interessa e quindi li identifico (per esempio cerco un ingegnere elettronico esperto di scambiatori di calore). È possibile comunque cominciare a contattarli e a conoscerli. Non ho bisogno di farli venire in azienda. Un colloquio virtuale, con tutti i suoi vantaggi logistici, sarà più che sufficiente per aprire il contatto e farmi una idea. Posso costruire delle community di persone interessate ad un determinato argomento e proporre articoli o contributi che hanno un valore per il mio target. Posso legare il mio sito web alla pagina aziendale Linkedin, in modo da costruire uno scambio virtuoso di contenuti che lavorino su un concetto di employer branding. In questo gli stessi collaboratori dell’azienda possono essere coinvolti, mediante un programma specifico di testimonianze, che in cambio di contributi, li valorizza e finisce per offrire loro una utile visibilità. Posso utilizzare degli strumenti di gamification per incentivarli a entrare in contatto con noi, a postare dei video CV per farmi raccontare delle storie. O addirittura posso usare i meccanismi di gamification evoluta (veri e propri giochi costruiti appositamente) per selezionare i profili più interessanti. Del resto la categoria dei nativi digitali si sta affacciando sul mondo del lavoro ora e questi ragazzi sono cresciuti nel mondo dei videogame, hanno familiarità con quei meccanismi e li sanno sfruttare al meglio. Per quel che riguarda le persone di altre fasce di età, la pandemia e lo smart working forzato li hanno spostati volenti o nolenti in avanti. Chi era già un early adopter non ha fatto fatica e chi invece era riottoso si è dovuto adattare a usare tecnologie di community, come le chat evolute, o gli strumenti di meeting e cooperazione a distanza.

E domani?

Le tecnologie per operare ci sono, vanno ricombinate in una forma nuova dove il processo di selezione comincia molto prima e finisce molto più
rapidamente quando serve. La pandemia è stato ed è tuttora un formidabile acceleratore che sta polverizzando i paradigmi dell’organizzazione del lavoro. L’intero concetto di spazio/tempo lavorativo è stato distrutto per essere ricostruito in forme nuove, con problemi nuovi e vantaggi anche nuovi. A proposito di selezione, siete proprio sicuri che le persone che in questo periodo hanno provato un certo modo di lavorare vorranno tornare indietro come se nulla fosse successo? Non sarà che dobbiamo cominciare a chiederci ora chi sono le persone che vorranno lavorare da casa? Che profilo dovranno avere perché noi le possiamo integrare efficacemente con quelli che lavoreranno in presenza?
Potete non chiedervelo. Arriverà presto qualcun altro a chiedere di selezionarli. Naturalmente per ieri.

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Articolo a cura di

Andrea Abbatelli, Partner KIAI Sagl

Ogni imprenditore, ogni collaboratore, ogni studente, ogni persona vuole coltivare “la produttività” personale per una propria crescita. In poche righe la storia e un metodo davvero interessante.

“Se devi mangiare un rospo fallo come prima cosa al mattino. Se devi mangiarne due, comincia da quello più grosso”. Una citazione che suonerà anche un po’ bizzarra, ma per lo scrittore e umorista statunitense Mark Twain, questo era un principio per sconfiggere la procrastinazione.

Il rospo rappresenta un’attività, magari anche poco piacevole, che si preferirebbe rimandare all’infinito, invece che ultimarla. Senza un certo grado di motivazione, si cade in un circolo di scuse e si finisce spesso per posticipare. Per questo motivo, cioè sottrarsi al cerchio di giustificazioni al rinvio, bisogna mangiare il rospo come prima cosa, o meglio, occorre svolgere i doveri in principio di giornata. Un volta compiuti gli obblighi che reputiamo più sgradevoli, il resto del giorno sarà, in confronto, una passeggiata.

In una società dove i ritmi sono frenetici, è sempre più risentito il bisogno di essere produttivi. La frenesia del lavoro quotidiano e dei mille impegni di cui ci facciamo a carico, non lasciano margini di tempo per procrastinare. Anzi, è diventata una competenza essenziale quella del sapersi organizzare. Per chi non si sentisse capace di pianificare al meglio gli impegni e doveri, si possono trovare oggi, una miriade di tecniche per perfezionare le capacità organizzative di ognuno di noi. C’è speranza per tutti dunque! Una delle tecniche più semplici e efficaci, utilizzata da più di 100 anni, è il metodo Ivy Lee.

Il metodo Ivy Lee è datato 1918, un passaggio alla storia che incomincia quando il signor Schwab, presidente dell’acciaieria Bethlehem Steel Corporation, chiese aiuto all’esperto pubblicista nonché fondatore delle scienze di pubbliche relazioni, Ivy Lee. Il signor Schwab aveva pressantemente bisogno di rendere la sua compagnia più competitiva, dinamica e produttiva. Al primo incontro con Ivy Lee, il signor Schwab espose il suo desiderio di potenziare la produttività del suo team. Ivy Lee chiese di poter passare 15 minuti con ciascuno dei manager, così da spiegar loro una tecnica che avrebbe migliorato in maniera esponenziale la loro capacità di pianificare i loro obiettivi, e di conseguenza di aumentare il loro rendimento ai servizi della Bethlehem Steel Corporation. Quando Schwab chiese quale fosse il compenso richiesto per tale servizio, Lee rispose “niente”. Niente sul momento, ma se nei tre mesi successivi Schwab avesse notato miglioramenti, avrebbe deciso allora quale corrispettivo attribuire a Lee per un tale aiuto. A bilancio dei tre mesi di prova, Schwab firmò a Lee un assegno di 25’000 dollari (pari a 400’000 al giorno d’oggi). L’efficienza e le vendite della Bethlehem Steel Corporation spiccarono alle stelle. Nell’arco di un paio d’anni la compagnia diventò una dei più grandi colossi nella produzione d’acciaio americana, e rese il titolo di milionario al signor Schwab, che raggiunse un capitale dal valore netto di 200 millioni di dollari. La compagnia vanta progetti come il Golden Gate Bridge di San Francisco, il Ponte George Washington di New York, il Chrysler Building, Empire State Bulding, e altri ancora. Edifici, ponti, dighe, costruzioni conosciute e apprezzate nel mondo intero.

Fu in principio Rockfeller a consigliare a Schwab di incontrare Ivy Lee. Il magnate del petrolio era infatti a conoscenza della professionalità e delle capacità di Lee.

Il segreto del metodo Ivy Lee si racchiude nella sua semplicità. Il principio si basa su pochi punti essenziali, i quali richiedono un piccolo ritaglio di tempo per essere decretati e regolati. Bastano infatti 15 minuti la sera, da dedicare a questi spunti organizzativi, per il raggiungimento di una performance ineguagliabile.

Il primo passo consiste nel definire minuziosamente gli obiettivi che si vogliono raggiungere l’indomani. L’ambito in cui questi obiettivi ricadano è indifferente, bisogna però che questi obiettivi siano precisi e realizzabili. Il fine è quello di creare una lista di ciò che si vuole raggiungere nell’arco della giornata, per il giorno dopo.

Il secondo passo sta nel ordinare per priorità gli obiettivi listati, dando fondamentalmente precedenza ai sei reputati improcrastinabili e da ultimare. Mettendo al primo posto l’obiettivo che si considera più importante.

Il terzo passaggio prende vita l’indomani, iniziando la giornata completando l’obiettivo che si è stimato essere il prioritario. Una volta eseguite tutte le azioni per raggiungere il primo dei sei obiettivi, si può passare al secondo. Svolto il secondo si passa al terzo, e così via discorrendo.

Il quarto passo sta nel terminare la liste entro la fine della giornata, se non dovesse essere possibile riuscirci, gli obiettivi mancati vanno ripresi nella lista da redigere la sera, per il giorno seguente.

Il quinto passo sta nel ripetere questo schema ogni ventiquattrore, al crepuscolo, tutti i giorni.

La prestanza di questo metodo si racchiude nella sua capacità nel far realizzare quali siano le priorità a cui dobbiamo far fronte. Il fatto di mettere nero su bianco, quali siano i nostri doveri, e a quali è richiesta precedenza. Così facendo, si sopprimono le possibilità di scuse o posticipi.

Prendere coscienza di quali siano le priorità è un enorme passo avanti per incrementare la produttività, e l’efficienza di ognuno di noi. In tutta agevolezza, ed in un momento di calma, la sera, si categorizzano chiaramente quali siano le principali attività a svolgere. Un’analisi che richiede minimo istante, visto il numero limitato, a 6, di necessità a cui dedicare attenzione. Il numero limitato a sei non è aleatorio. Sei attività spartite nelle otto ore di lavoro, risultano in 1 ora e 20 minuti per ciascuna attività. Se queste tempistiche risultano essere troppo strette, o si realizza che si sta perdendo tempo a vuoto nello svolgere una di queste, si passa alla prossima.

La gestione del tempo diventa più interessante se vengono stabilite ante gli obiettivi da raggiungere. Sapere esattamente cosa si deve fare, con l’unico vincolo legato alla durata, rende indirettamente più focalizzati su ciò che bisogna realizzare. Quando invece non vi è un filo, o un programma di ciò a cui dobbiamo dedicarci nell’arco di una giornata, o in qualsiasi altro lasso di tempo, è facile cadere nell’abisso della procrastinazione. Abisso da cui è quasi impossibile uscire, senza un piano preciso e dettagliato.

Nell’ambito degli stage in azienda, in che modo devono agire i datori di lavoro relativamente al tema della copertura assicurativa contro gli infortuni (LAINF)? Ecco un breve vademecum.

È assodato che durante uno stage “al fine di prepararsi alla scelta di una professione” presso un datore di lavoro la persona è assicurata d’obbligo contro gli infortuni (art. 1a cpv. 1 lett. a LAINF in concomitanza con art. 1a cpv. 1 OAINF). Questo è naturalmente valido anche per giovani studenti delle scuole medie.

La copertura assicurativa si estende poi anche in ambito non professionale quando la persona durante lo stage lavora almeno 8 ore settimanali (art. 8 LAINF con art. 13 OAINF). Se la durata del lavoro fosse invece inferiore, la copertura assicurativa è valida solo per gli infortuni professionali (art. 7 LAINF) compreso però il tragitto più breve per recarsi al lavoro o sulla via del ritorno. 

In caso d’infortunio la persona avrà diritto alle prestazioni sanitarie previste dalla LAINF (art. 10 e segg.) così come alle prestazioni in contanti. Per quanto concerne l’indennità giornaliera, anche gli stagisti fino a 20 anni, avranno diritto a CHF 32.50/giorno dal 3. giorno dopo l’infortunio (art. 23 cpv. 6 OAINF).

Se la persona al termine dello stage riceve un salario, quest’ultimo sarà determinante per pagare i premi assicurativi. I premi assicurativi, che variano a dipendenza della comunità di rischio alla quale è attribuita l’azienda, contro gli infortuni professionali sono a carico del datore di lavoro, quelli per i premi non professionali (se appunto lavoro > 8h/sett.) possono essere dedotti dal salario. Il datore di lavoro riceverà la fattura per i premi complessivi.

Purtroppo spesso lo stagista non riceve un salario, per cui in questi casi si calcolano i premi assicurativi sulla base di un “salario fittizio” di CHF 41 [10% (148’200/365)] per ogni giorno civile per i giovani fino a 20 anni (CHF 82/giorno se > 20 anni) così come previsto dall’art. 115 cpv. 1 lett. b OAINF.

Una notifica formale al proprio assicuratore LAINF dell’inizio di ogni singolo stage non è necessaria; basterà notificare le persone sulla solita dichiarazione salariale LAINF di fine anno nella rubrica, se prevista, “salari supplementari, per es. giovani, pensionati, tirocinanti” oppure nella lista assieme al resto del personale occupato. Per qualsiasi ulteriore richiesta di informazioni/precisazioni il datore di lavoro può sicuramente rivolgersi al proprio assicuratore LAINF contro gli infortuni (sia esso la Suva o un assicuratore privato).

Testo a cura di Fabio Bonaldi, Responsabile imprese, Suva Bellinzona

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• La scheda “Uno stagista in azienda” redatta dalla Cc-Ti
• La Legge federale sull’assicurazione contro gli infortuni (LAINF)
• L’Ordinanza sull’assicurazione contro gli infortuni (OAINF)

Vi ricordiamo che la Cc-Ti, attraverso il suo Servizio giuridico, è a disposizione delle imprese associate per fornire maggiori informazioni. Contattateci per altri dettagli!

Quali le regole UE applicabili o da applicare al nostro territorio? Ecco un’informativa a tal proposito.

GDPR, come dice la sigla (General Data Protection Regulation), è un testo che volge a uniformare le leggi europee sul trattamento dati e il dovere di controllo delle informazioni che riguardano ogni persona.
Nell’aprile 2016 è arrivata l’adozione del testo da parte del Consiglio europeo e del Parlamento europeo, e il 4 maggio 2016, i testi del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali e della Direttiva che regola il trattamento dei dati personali sono stati pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea. Il Regolamento entra, per prassi, in vigore 20 giorni dopo la pubblicazione in Gazzetta ed è entrato effettivamente in applicazione in tutti gli Stati membri, dal 25 maggio 2018 (deadline uguale per tutti i Paesi). Per questa data, infatti, ha dovuto essere garantito il perfetto allineamento delle varie normative nazionali con le disposizioni previste dal Regolamento.
In Svizzera, le attività di vigilanza e controllo in materia di protezione dei dati sono assicurate dell’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) e dalle autorità cantonali di protezione dei dati (ACPD; per il Ticino l’Incaricato cantonale della protezione dei dati) nel quadro delle rispettive competenze. Nell’ambito degli Accordi di Schengen queste autorità concretano e coordinano diverse attività di controllo, d’informazione e di sensibilizzazione. Esse non sono unicamente competenti in materia di vigilanza sul SIS e dei servizi interessati, ma devono pure vigilare affinché alle persone interessate da un trattamento di dati personali in questo ambito sia garantito l’esercizio effettivo dei diritti individuali.
L’”Ambito di applicazione territoriale” sancito all’articolo 3, RGPD, è estremamente importante per la Svizzera e regola, secondo la legge europea sulla protezione dei dati, come e in che misura anche la Svizzera debba rispondere e attendere a regole ben precise nel quadro europeo.

Le aziende

GDPR concerne tutte le aziende che gestiscono qualsiasi tipo di dato personale, dalle informazioni sui propri dipendenti alla profilatura dei clienti per conto terzi.
È importante capire che anche i soggetti che non appartengono agli Stati membri dell’Unione Europea ma che hanno interessi sul territorio UE o che trattano dati di cittadini UE, devono garantire le medesime garanzie di tutela previste dal Regolamento.
Proprio per le aziende, l’articolo 5 del GDPR 2018 prevede una serie di principi validi per il trattamento dei dati, incluso quello della “responsabilizzazione” che attribuisce direttamente ai titolari del trattamento il compito di assicurare, ed essere in grado di comprovare, tutti i principi.

Le attività commerciali in Svizzera

Particolarmente interessati sono tutti i servizi e i negozi online svizzeri al servizio dell’UE. In effetti, non sono solo i prodotti a pagamento che rientrano nella definizione di offerta di beni o servizi, ma anche le offerte che non sono soggette a pagamento, come ad esempio le newsletter gratuite per le persone residenti nell’UE.
Poiché secondo GDPR gli indirizzi IP sono considerati dati personali, l’operato degli operatori di siti web svizzeri rientrano nel GDPR dell’UE fintanto che utilizzano il “webtracking” per l’analisi delle abitudini e del comportamento di navigazione degli utenti sul loro sito (compresi quindi i clienti residenti UE).
Raccomandiamo agli operatori di siti web e negozi online stabiliti in Svizzera di verificare se le loro attività rientrano nell’ambito di applicazione del GDPR al fine di poter, se necessario, conformarsi al complesso elenco di disposizioni che quest’ultimo regolamento prevede e, se necessario, avvalendosi della consulenza di legali specializzati in materia.
Il mancato rispetto delle normative prevede sanzioni severe: chi viola il GDPR può essere multato fino a 20 milioni di euro o con una multa equivalente al 4% del fatturato mondiale dell’azienda.
Difficile riassumere questo tema, qui di seguito elenchiamo alcune delle voci più utilizzate, spiegandone brevemente le regole di base per un utilizzo consapevole e corretto (parametri selezionati del RPDG dell’UE, in relazione al funzionamento di siti web, negozi online, attività di marketing online, ecc.).

I ‘cookies’

Essi sono utilizzati per memorizzare bit di informazioni specifiche riguardanti le interazioni tra il pc ed il sito web. Tali informazioni possono essere usate dal server web in seguito, per quando l’utente tornerà a fargli visita. Il browser è il programma che ha il controllo dei cookies e li gestisce sul computer.
È necessario valutare attentamente se gli interessi legittimi dell’operatore del sito web o del negozio online che utilizza i cookies siano prevalenti sugli interessi di protezione dei propri dati dell’utente stesso. La prelazione dell’operatore si verifica solo quando l’uso dei cookies viene utilizzato per raccogliere i soli dati necessari per raggiungere gli scopi previsti dal servizio dell’operatore (vedi ev. anche: la pseudonimizzazione è una tecnica che consiste nel conservare i dati in una forma che impedisce l’identificazione del soggetto senza l’utilizzo di informazioni aggiuntive).
I cookies che facilitano l’uso di un sito web, l’accesso e la qualità del servizio di un negozio online o i cookies utilizzati per l’analisi del sito web sono, in linea di principio, legalmente ammissibili. Se la valutazione della prevalenza degli interessi in gioco fosse a favore dell’utente, i cookies in questione dovrebbero essere utilizzati solo previo consenso dell’interessato.

Moduli di contatto

Tutti i moduli di contatto su un sito web o per un negozio online devono essere protetti (ad esempio tramite il blocco SSL: il termine SSL -sigla per “Secure Socket Layers”- indica una tecnica che si usa per criptare e autentificare il traffico dati in rete, garantendola trasmissione sicura dei dati tra browser e server web su un sito. Soprattutto nell’e-commerce, dove vengono trasmessi dati protetti e sensibili, l’uso di un certificato SSL, o meglio della sua versione più recente TLS -“Transport Layer Security”- è imprescindibile.) . Lo stesso vale per i moduli utilizzati a fini di ordinazioni o registrazioni (ad esempio, per inserire l’indirizzo di fatturazione e consegna), per un possibile modulo di richiesta online, per abbonamenti a newsletter e per le altre forme che sono oggetto di una raccolta di dati personali.      
I dati personali che non sono essenziali non dovrebbero essere raccolti “inutilmente”. Ciò può quindi essere evitato definendo opportunamente i campi obbligatori richiesti nei moduli.

Ottenere il consenso

Quando si richiede il consenso dell’utente al trattamento dei dati personali (ad es. per l’invio di una newsletter), l’utente deve essere informato in modo trasparente e chiaro sulla modalità e la finalità della raccolta e dell’utilizzo dei dati richiesti.
L’utente dovrà poi accettare il trattamento previsto per i suoi dati personali e indicare chiaramente il proprio consenso al riguardo (ad esempio, facendo clic su una casella prevista a tale scopo. Un semplice “opt-out” non è sufficiente. Opt-out: nell’ambito dell’email marketing, è l’opzione di rinuncia con cui l’utente iscritto ad una mailing list chiede l’interruzione dell’invio di e-mail informative o promozionali.
Un tipico esempio di opt-out è l’impresa che invia un messaggio al consumatore per un primo contatto, offrendogli la possibilità di rifiutare l’invio di ulteriori messaggi; in mancanza di tale rifiuto, e in virtù di una sorta di consenso tacito, l’impresa può continuare ad inviare comunicazioni commerciali all’utente, fino a quando egli non dichiarerà esplicitamente di non essere interessato). L’operatore del sito web o del negozio online deve essere sempre in grado di attestare il consenso dell’utente. L’utente ha anche il diritto di opporsi e deve essere informato di questo suo diritto.

RGPD in Svizzera: dichiarazione sulla privacy

L’informativa sulla privacy deve essere scritta in un linguaggio comprensibile, chiaro, semplice e nella/e lingua/e in uso. L’informativa sulla privacy deve contenere anche le informazioni dettagliate di cui all’art. 13 RGPD (Articolo 13, EU RGPD, “Informazioni da fornire qualora i dati personali siano raccolti presso l’interessato”). L’operatore deve, nel contesto dell’informativa sulla privacy, trattare esplicitamente tutti i vari ambiti coinvolti, raccolta e trattamento dei dati personali in relazione ai moduli di contatto, alla registrazione / account cliente, cookie e plug-in dei social media, nonché argomenti relativi a newsletter, processi di verifica del credito, hosting di siti web, ecc..

Verifica della solvibilità

Come regola generale, è generalmente ammesso un controllo della solvibilità laddove quest’ultima sia necessaria per la conclusione di un contratto. Sempre preponderante la valutazione degli interessi coinvolti: gli interessi legittimi dell’operatore per verificare la solvibilità dell’utente devono essere prioritari sugli interessi della protezione dei dati dell’utente.       
Se si propone il metodo di pagamento “acquisto con fattura”, è ammissibile un controllo del credito e non è necessario aver ottenuto il consenso preliminare dell’utente per farlo. La verifica del credito deve tuttavia aver luogo solo dopo aver la selezione del metodo di pagamento e non prima.     
Se si scelgono i metodi di pagamento “pagamento anticipato”, “con carta di credito” (PayPal incluso) o qualsiasi altro metodo simile, il controllo del credito non è considerato necessario per la conclusione del contratto. Se, tuttavia, si desidera verificare la solvibilità dell’utente, è necessario ottenerne un esplicito  consenso. Un controllo del credito per la gestione attiva del metodo di pagamento scelto dall’utente senza il consenso dell’utente stesso è altrimenti illegale.

Plugin dei social media

Poiché l’utente non può validamente acconsentire all’uso dei plugin dei social media, è consigliabile rinunciare al loro uso o ricorrere a soluzioni alternative come l’uso di “Shariff” (Social-Media-Buttons rispettoso della legislazione sulla protezione dei dati).

Utilizzo di fornitori di servizi esterni

Se l’operatore di un sito web o di un negozio online collabora con fornitori di servizi esterni per il trattamento di dati personali, l’operatore e il fornitore di servizi esterni devono concludere un accordo per la protezione dei dati trattati.
È necessario rispettare i requisiti stabiliti nel GDPR in materia di “Accordo sul trattamento dei dati”. Tutti gli accordi esistenti con fornitori di servizi esterni devono essere sottoposti a screening per determinare se soddisfano i requisiti del GDPR in Svizzera. In caso contrario, gli accordi esistenti devono essere riformulati di conseguenza. Quando si trasferiscono dati personali a un fornitore di servizi di paesi terzi (Stati membri al di fuori dell’UE e del SEE), è necessario rispettare condizioni di ammissibilità stabilite dal GDPR in Svizzera.

Obbligo di nominare un responsabile della protezione dei dati

I gestori di siti web o negozi online devono assicurarsi di rispettare sia il GDPR, sia la legislazione nazionale del Paese dell’UE sull’obbligo di nominare un delegato alla protezione dati. Solo le persone con qualifiche professionali e conoscenze tecniche adatte a tale posizione possono essere designate come responsabili della protezione dei dati. La nomina di un responsabile esterno della protezione dei dati è tuttavia possibile.
Il responsabile della protezione dei dati è il primo punto di contatto per l’autorità di controllo. Il RGPD contiene anche un elenco di compiti assegnati al responsabile della protezione dei dati.

Questo articolo di controllo ha lo scopo di aiutare e indirizzare la gestione di un utilizzo del sito web in modo legalmente sicuro. Tuttavia, in alcuni casi potrebbe rendersi necessaria una consulenza tecnica e legale mirata. Dal momento che la legislazione e la giurisprudenza si evolvono a pari passo con questo ampio e complesso tema, consigliamo la massima prudenza.

Fonte: WEKA, RGPD en Suisse: Check-list, 5.9.2019

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