E tu, azienda, che piattaforma di video call utilizzi?
L’esplosione del fenomeno delle video conferenze è strettamente legata a diversi fattori correlati alla pandemia mondiale dovuta a Covid19. La necessità delle aziende di mantenere i dipendenti connessi tra loro, la relazione a distanza con partner, clienti o fornitori, senza dimenticare la didattica a distanza per i più giovani, sono tutti elementi che hanno portato a dover impostare sempre più le relazioni attraverso uno schermo.
Si definisce “videoconferenza” una riunione tra persone residenti in luoghi diversi, anche molto lontani, nella quale le parti chiamate in causa possono interagire non solo a parole ma anche in video. Va da sé che la conferenza in video sia in grado di ridurre drasticamente i costi e le perdite di tempo che spesso si riscontrano quando si organizza un incontro in presenza fisica.
Un limite da subito evidenziato riguarda invece l’assenza o il quasi totale azzeramento della comunicazione non verbale: la gestualità e la prossemica non sono premiate da questo tipo di strumenti in quanto l’attenzione del partecipante va divisa tra la moltitudine di dettagli che presenta una schermata del PC e quindi anche solo l’occhio fatica a concentarsi su un singolo punto.
Uno “zoom” sui 3 sistemi di videoconferenza più diffusi
Sono stati sviluppati molti sistemi di videoconferenze che permettono ai team di lavorare e interfacciarsi anche a distanza. Essi consentono di mantenere e rafforzare relazioni lavorative e di portare a termine progetti, anche complessi. Abbiamo analizzato i sistemi di videoconferenza più comuni e commercializzati, dopo averli utilizzati al nostro interno e per conto di alcuni clienti. I parametri di valutazione comprendevano la semplicità di utilizzo, la flessibilità per le diverse applicazioni e l’accessibilità anche in condizioni di rete non performante.
Zoom, secondo un recente studio,è la piattaforma per videoconferenza più utilizzata ed è rinomata per la capacità di gestire grandi numeri (fino a 1’000 partecipanti gestiti da più host). La sua grande diffusione è dettata da due principali fattori: la semplicità d’uso e l’immediatezza. Una volta scaricata l’applicazione desktop, si può partecipare ad una call dopo aver ricevuto l’invito e il codice univoco, il quale scadrà alla fine della videoconferenza. Gli organizzatori hanno la possibilità di decidere i permessi per i singoli partecipanti e a loro volta i partecipanti possono decidere, se non sono stati fissati dei vincoli, di attivare o disattivare il video e possono personalizzare la loro esperienza direttamente nelle Impostazioni. Zoom permette inoltre di poter gestire i contenuti multimediali durante la condivisione dello schermo: quando un host condivide una presentazione può anche dare la possibilità a un partecipante di modificare i contenuti di tale presentazione, creando così un’interazione live.
Google ha recentemente reso disponibile gratuitamente a tutti (almeno fino a settembre 2020) il suo famoso Google Meet Hangouts, un tempo destinato solo agli utenti business. La caratteristica più importante di Hangouts Meet è di interfacciarsi e lavorare con tutti gli altri strumenti Google, per cui si sincronizza con Google Calendar e lo si può utilizzare simultaneamente sia su desktop che su mobile, rendendo più facile la mobilità. Google Hangouts Meet permette di gestire riunioni virtuali fino a un massimo di 250 persone.
Microsoft mette a disposizione un sistema di videoconferenza all’interno della sua suite Teams, per permettere a tutti gli utenti che dispongono di accesso alla suite di partecipare a calls e meeting. Una derivazione data dalla decennale esperienza con Skype, che può definirsi il fratello maggiore per anzianità, ma anche la controparte minore in quanto a funzionalità. Si partecipa ai meeting che vengono organizzati all’interno di stanze specifiche alle quali appartengono tutti coloro che lavorano su un progetto o che fanno parte di un’azienda, i quali hanno anche a disposizione delle bacheche dove tenere traccia dei progetti e organizzare il lavoro. I meeting sono accessibili tramite un codice di accesso e possono essere sia con che senza video; durante una videoconferenza si possono condividere file e documenti e condividere lo schermo. Siccome Teams può gestire un numero molto alto di utenti, sia gratuitamente che a pagamento, anche alle videochiamate all’interno di Teams possono partecipare un numero ampio di persone.
La gestione della privacy
Parecchi sono i dubbi sollevati recentemente riguardo la gestione della privacy da parte di questi sistemi di videoconferenza. Può accadere ma esistono precauzioni facilmente implementabili per evitare che ciò accada o almeno minimizzare i rischi. Come prima cosa conviene definire una password di accesso per permettere ai partecipanti di accedere alla propria videoconferenza. Secondariamente bisognerebbe invitare i partecipanti ad analizzare le proprie impostazioni di condivisione. Infine è sempre saggio proteggere il proprio PC con antivirus adeguati.
Articolo a cura di
Beatrice Perruzzo, Assistente di Direzione, EMME SA
