Come organizzare un evento di successo
Per far conoscere nuovi servizi, prodotti o semplicemente promuovere la propria impresa, uno dei migliori veicoli pubblicitari, che valorizzano in modo rilevante la struttura aziendale e la creazione di nuovi contatti, è sicuramente un evento.
Che si tratti però di una serata di networking per i clienti, di un congresso o di una manifestazione, nulla deve essere lasciato al caso, poiché ogni dettaglio conta. Scopriamo allora insieme un breve prontuario che mette in evidenza i passi necessari da compiere per la riuscita ottimale del proprio evento.
Primo ingrediente fondamentale: la preparazione
Inutile dire che organizzare un evento richiede una preparazione accurata e una grande attenzione ai dettagli. Ovviamente ci sono diverse tipologie di eventi e per raggiungere il successo è fondamentale non sottovalutare il lavoro che anticipa il giorno stesso della manifestazione. È ciò che fa la differenza. La programmazione può apparire semplice, ma deve essere ben coordinata e pensata.
Definire obiettivi e pubblico target
Cosa vogliamo comunicare? Quali scopi ha il nostro evento? Una chiara strategia di comunicazione prevede sicuramente al proprio interno anche l’organizzazione di eventi e seminari. È fondamentale che la manifestazione si inserisca nella strategia definita dall’azienda e non sia pianificata con superficialità. Occorre chiarire innanzitutto quali sono gli obiettivi dell’evento e quale pubblico (ad esempio clienti, fornitori, ecc.) vogliamo raggiungere, verificando anche il budget a disposizione.
L’organizzazione pratica del tutto può essere svolta in due modi: affidandosi a esperti in outsourcing (aziende di comunicazione e di organizzazione di eventi ad esempio), che propongono soluzioni diverse e organizzano il tutto, a seconda di quanto desiderato dal committente. Altrimenti, non sottovalutando l’impegno di tempo e di risorse che richiede, una seconda soluzione è quella di affidarsi a collaboratori interni alla struttura aziendale che possano organizzare la manifestazione mettendo in atto le loro conoscenze.
Scegliere il concetto
Come per ogni seminario e manifestazione che si rispetti, un’altra tappa rilevante è la scelta del concetto comunicativo con il quale si decide di presentarsi al pubblico. Ovviamente questo punto è cruciale e dipende da numerose variabili tra cui:
- il tipo di pubblico a cui ci si rivolge;
- le dimensioni ed il tipo di azienda;
- il budget a disposizione.
A livello generale si consiglia di definire un messaggio chiaro e d’impatto, con lo scopo di generare interazioni di qualità sia tra i partecipanti come pure quale struttura organizzatrice.
Data idonea e location adeguata
Sembrerà banale, ma la scelta della data è un altro dei punti decisivi: l’ideale è evitare i momenti densi di appuntamenti già prestabiliti come ad esempio il mese di dicembre (per via delle festività e dei tanti aperitivi e cene aziendali), le vacanze estive o il rientro scolastico (inizio settembre). Un’altra accortezza è quella di verificare che nel giorno scelto non ci siano altri grandi appuntamenti eventistici (simili e non) a quello che si intende organizzare.
L’invio degli inviti può essere fatto per e-mail o in forma cartacea, con un lasso di tempo sufficiente per l’iscrizione e i successivi reminder agli invitati (da 2 settimane a 1 mese prima dell’appuntamento).
La location va scelta e riservata anche in tempi idonei: deve essere centrale, ben servita da eventuali mezzi pubblici o con posteggi a disposizione, nonché essere valorizzante e neutra per l’evento in programma. Se il budget lo permette, le decorazioni della sala devono riprendere il concetto scelto, costruendo quindi un filo conduttore anche a livello visivo.
Il post evento
Per cercare di raccogliere il più possibile da quanto “seminato” durante l’evento, l’esperienza dei partecipanti deve continuare a vivere anche alla fine della manifestazione. Ecco perché è utile integrare delle comunicazioni multicanali verso gli invitati, come ad esempio l’invio di un resoconto della manifestazione, la condivisione di alcuni dei momenti più significativi sui social network, ecc..
